黑或鲜艳色彩的饱和色，通常采用浅蓝色、浅绿色、浅灰色等等。各墙面不宜采用复杂的装饰图案，以免摄像机移动或变焦时图象产生模糊现象。总之，会场布置应庄重、朴素、大方。
会议桌布置采用排式。这种方式的布置可使与会者自然坐于桌前就能看清监视器并被摄像机摄入镜头。
应尽量采用舒适的椅子，以及加厚椅垫，避免与会人员经常地调整坐姿而在镜头内造成不必要的动作。同时椅子上不要装小脚轮，限制移动，以防止离开镜头。
会议桌的颜色和亮度也很重要，为了减少脸部的阴影，要求采用浅色桌使光线能通过桌子反射到人的脸上。或在桌上铺上浅色桌布。另外，在表克风与桌子之间最好加一层软性材料，如像胶底等，以免造成敲击桌子时造成太大的响动。
为了保证声绝缘，地板上应铺地毯，天花板应装消音板，四周墙壁应装隔音毯，窗子应安装双层玻璃，桌子辅上桌布。由于会议室进行了隔音处理，房间中具有混响系数通常应在0.35~0.55之间。

灯光照度是会议电视会议室的一个基本的必要条件，由于电视会议召开时间具有随机性，故室内应使用人工冷光源而避免自然光。会场的门窗需用深色窗帘遮挡。光源对人眼视觉无不良影响（无刺眼感觉）。选择三基色灯（色温3500K）较宜。照度要求规定如下：
为了确保正确的图象色调以及摄像机的白平衡，规定照射在与会者脸部上的光应是均匀的，照度应不低于500lux.
灯光的方向比灯光的强度更为重要，为灯光安装漫射透镜，可以使光照充分漫射，使得与会者脸上有均匀的光照。
监视器、投影电视附近的照度为50～80lux，应避免直射光。
 
电视会议室应具有较高的语言清晰度和适当的混响时间，室内声场达到最大扩散等条件，其体形宜为长方体，混响时间可用下式计算：
T=KV/S[-2.31g(1-a)]4mV
式中：K——房间形状的参变数。一般取0.161；
V——房间容积（立方米）；
S——房间内吸声总表面面积（平方米）；
a——室内平均吸声系数；
m——空气衰减系数；
T——混响时间；
 
会议室和控制室应预留终端线缆下线槽便于数字中继电缆从传输机房拉到会议室和控制室。如传输设备到会场的距离超过100米时数字中继电缆要求采用芯线线径0.3平方毫米的同轴电缆（75欧姆），不能采用芯线线径0.2平方毫米的同轴电缆（75欧姆），否则将影响信号质量。数字中继电缆数量应满足工程需要，接头（BNC头）已制作完成，连接牢固可靠。传输设备应工作正常，传输误码率应不大于10-6，特别须要注意的是，如传输机房与会议室相距较远（长达数公里），就需要采用特别的方案解决这一段的传输问题，必须在安装前仔细核实现场条件是否与特别设计的传输方案的设计前提相吻合。